15 Fév 2022

Informations pratiques (marchés publics)

Passer un marché public avec une collectivité n'est pas toujours très simple. Il y a quelques notions à connaître pour éviter de commettre des erreurs qui rendront votre offre non valide. Vous trouvez dans cette page tout ce qu'il faut savoir pour éviter les grosses erreurs et augmenter vos chances de succès.

Les achats des collectivités sont règlementés par le droit européen et le droit interne notamment le Code de la commande publique.
Trois principes fondamentaux régissent l'achat public :

  • La liberté d'accès à la commande publique qui signifie que tout opérateur doit être informé des consultations lancées par les collectivités,
  • L'égalité de traitement des candidats qui impose de donner les mêmes informations à tous les candidats,
  • La transparence des procédures qui constitue un droit à l'information pour chaque concurrent évincé

Ces principes ont pour objectif d'assurer l'efficacité de la commande publique mais avant tout une bonne utilisation des deniers publics.

Les marchés et les accords-cadres

Un marché est un contrat conclu entre une collectivité et une entreprise, au terme d’une procédure, pour satisfaire un besoin en matière de travaux, de fournitures courantes ou de services.
Le titulaire du marché effectue ainsi une prestation en contrepartie d’un prix.

L’accord cadre est une technique d’achat utilisée lorsque le besoin ne peut être complètement défini à l’avance, notamment en termes de quantité et de périodicité.
  • L’accord-cadre à bons de commande est conclu avec un ou plusieurs opérateurs sans remise en concurrence. Les opérateurs se voient confier des bons de commande lorsque le besoin se présente.
  • L’accord-cadre à marchés subséquents est conclu avec un ou plusieurs opérateurs qui seront remis en concurrence soit lorsque le besoin se présente soit selon une périodicité définie dans l’accord-cadre.

En pratique :
Pour l’accord-cadre à bons de commande, les opérateurs remettent un bordereau des prix unitaires qui servira de base pour chaque bon de commande.

Pour l’accord-cadre à marchés subséquents, les opérateurs remettent une grille indicative qui servira exclusivement de référentiel pour les marchés subséquents.
Pour les marchés subséquents, les opérateurs titulaires de l’accord cadre remettent un bordereau des prix unitaires qui constituera une véritable offre adaptée au besoin du marché subséquent.
Seul le titulaire d’un marché subséquent sera donc rémunéré pour une prestation fournie.

Les principales procédures

De manière générale, la procédure mise en œuvre par la Ville dépend de la nature et du montant du marché qu'elle souhaite passer.

C'est la procédure la plus couramment utilisée par la Ville.
Elle est mise en œuvre pour les marchés inférieurs à 215 000€ H. T. pour les fournitures courantes et services et à 5 382 000€ H. T. pour les travaux.
Pour un marché à procédure adapté :

  • les délais sont plus courts,
  • les documents et conditions de réponse sont simplifiés
  • une négociation avec les candidats est possible lorsque cette faculté et ses conditions de mise en œuvre sont prévues au règlement de la consultation.

Mises en œuvre pour les marchés supérieurs aux seuils indiqués ci-dessus (ces seuils sont revus tous les 2 ans par la Commission Européenne). On retrouve parmi celles-ci la procédure " classique " d'appel d'offres, ainsi que la procédure avec négociation ou des procédures plus innovantes comme celle du dialogue compétitif.

Pour un marché passé selon une procédure dite formalisée :

  • les délais sont strictement encadrés par le Code de la commande publique
  • les documents et conditions de réponse sont en grande partie imposés
  • la négociation des offres est strictement interdite en appel d'offres et encadrée pour les autres procédure

Accéder à une consultation

L'avis d'appel public à la concurrence (AAPC) est l'annonce publiée par la Ville destinée à informer les opérateurs des principales caractéristiques du futur marché. Les obligations en terme de publication des avis sont définies par le code de la commande publique :

  • pour les marchés de fournitures, services et travaux inférieurs à 90 000 euros, la publicité doit être librement "adaptée" à l'objet et au montant du marché,
  • pour les marchés de fournitures, services et travaux supérieurs à 90 000 euros, la publication de l'AAPC est obligatoire :
    1. au BOAMP ou dans un journal d'annonce légal
    2. sur le profil d'acheteur de la collectivité (marchespublics-aude.safetender.com)
    3. si nécessaire, dans la presse spécialisée

Afin de faciliter la recherche des entreprises, la Ville publie, parallèlement aux obligations règlementaires, l'ensemble de ses consultations sur ce site Internet. Les opérateurs ont ainsi la faculté :

  • d'être directement averties par e-mail des consultations lancées par la Ville en s'inscrivant gratuitement à l'alerte marché,
  • de consulter le contenu de l'ensemble des avis d'appel public à la concurrence publiés en ligne.

Les dossiers de consultations des entreprises sont disponibles en téléchargement gratuit et direct sur la plateforme marchespublics-aude.safetender.com

En pratique :

  • en cas de difficulté dans le téléchargement d'un dossier, la plateforme permet aux opérateurs de tester les pré-requis techniques et en cas de nécessité, de les installer gratuitement.
  • pour permettre aux opérateurs de lire l'intégralité des dossiers, des visionneuses sont à disposition gratuitement dans la rubrique " Outils logiciels ".

Etablir une proposition adaptée

Pour donner plus de poids à une candidature, il peut être intéressant de répondre à plusieurs entreprises.
Le code de la commande publique permet aux opérateurs de se présenter de trois manières différentes :

  • en candidat individuel
  • en opérateurs co-traitance
  • en sous-traitance.

Le groupement d'opérateurs permet de mettre en commun des moyens (humains et matériels), d'avoir accès à de plus gros marchés et de s'associer uniquement pour un marché public donné.
Les opérateurs économiques peuvent se présenter sous forme de groupement solidaire (engagés financièrement et solidairement sur la totalité du marché) ou de groupement conjoint (chaque opérateur ne s'engage que pour la seule partie qu'elle exécute selon l'acte d'engagement).
En cas de réponse groupée l'utilisation du formulaire DC1 joint dans chaque dossier de consultation est vivement conseillée pour faciliter la tâche des entreprises.
La sous-traitance est généralement employée pour effectuer une petite partie du marché que le candidat n'est pas en mesure d'exécuter. Tout sous traitant doit être agréé par la Ville avant commencement des prestations lui incombant et sera directement payé.
La sous-traitance peut intervenir dès la remise de l'offre par le candidat ou en cours d'exécution du marché, l'utilisation du formulaire DC4 (constituant la demande d'agrément à la ville) est alors requise.

Le règlement de la consultation présent dans chaque dossier comporte l'ensemble des éléments et indications permettant aux opérateurs de répondre à la consultation :
  • caractéristiques principales du dossier,
  • liste des documents constituant le dossier de consultation,
  • date et modalités de remise des offres,
  • (…)

Il indique également la liste exhaustive des informations et documents à produire et les critères d'attribution du marché.

En pratique :

  • l'acte d'engagement doit impérativement être remis complété, la signature de l’acte d’engagement n’est pas requise à ce stade de la procédure, seul l’opérateur retenu sera invité à le signer de manière manuscrite ou dématérialisée,
  • dans le cas des marchés à prix unitaires, un bordereau de prix non remis ou incomplet entraîne également l'irrecevabilité de l'offre.

Il est souvent demandé aux candidats de produire un mémoire technique ou une note méthodologique. Seul document personnalisé de l'offre, il est déterminant dans l'attribution du marché. Il doit ainsi être précis, adapté à chaque marché et montrer que le candidat a bien compris les exigences et les besoins spécifiques de la Ville

Demander des renseignements complémentaires
En cas de doute sur des prestations demandées ou d'incompréhension, les opérateurs ont la faculté de demander des informations complémentaires à la Ville.
A ce titre chaque règlement de la consultation précise :
 
  • le délai durant lequel les candidats ont la faculté de demander des précisions
  • les coordonnées et modalités pratiques

Les questions doivent alors être adressées par écrit au service des marchés publics qui transmettra la réponse à l'ensemble des opérateurs (identifiés) ayant retiré le dossier de consultation afin de ne pas rompre l'égalité de traitement des candidats.

Depuis le 1er janvier 2010 l'identification des opérateurs économiques pour accéder aux documents de la consultation n'est plus obligatoire. Toutefois, la Ville attire l'attention des opérateurs sur le fait que cette identification permet d'informer l'ensemble des candidats ayant retiré ou téléchargé un dossier des modifications ou précisions éventuellement apportées en cours de procédure. A défaut, il appartient aux opérateurs de récupérer les informations communiquées.

Remettre son offre

Pour qu'une offre soit recevable, elle doit impérativement être réceptionnée avant les dates et heure limites précisées dans la publicité et/ou le règlement de la consultation.
Le service des marchés public est ouvert du lundi au jeudi de 8H30 à 12H30 et de 13H30 à 17H30 (fermeture à 16h le vendredi)

Les offres doivent parvenir uniquement sous forme dématérialisée sous peine de rejet.

Pour se faire les opérateurs doivent posséder un certificat de signature pour une personne habilitée à engager l'entreprise, s’il souhaite signer son offre électroniquement dès son dépôt (ce qui n’est pas une obligation à ce stade de la procédure)

ATTENTION

La confidentialité des offres remises par voie électronique est assurée par un système d'horodatage qui retrace la date et l'heure exacte d'ouverture des plis électronique

Pour plus de sécurité, une offre portant la mention "copie de sauvegarde" peut être transmise parallèlement à l'envoi électronique sur CD ROM ou format papier.
Celle-ci sera uniquement ouverte :

  • si un virus est détecté dans l'offre transmise par voie électronique.
  • si l'offre électronique n'est pas parvenue dans les délais ou n'a pu être ouverte, sous réserve que la copie de sauvegarde soit parvenue dans les délais.

Le choix du ou des titulaire(s)

La Commission compétente, choisit, après classement des propositions reçues, l'offre ou les offre(s) "économiquement la plus avantageuse".

Cette dernière est déterminée, après analyse des documents produits par chaque candidat, en fonction des critères pondérés indiqués expressément dans l'avis d'appel public à la concurrence et dans le règlement de la consultation.
En fonction de la nature et du montant du marché, il peut s'agir de la valeur technique, des qualités fonctionnelles, des délais d'exécution et/ou de livraison, du prix, du service après vente et de l'assistance technique, des performances en matière de protections de l'environnement…

Dans tous les cas, les critères seront appréciés et notés sur la base des documents demandés dans le règlement de la consultation et effectivement remis par les entreprises.

Certains marchés à bons de commande peuvent être "multi-attributaires", la Ville retient alors plusieurs opérateurs et la répartition des bons de commande sera réalisée, dans la limite des montants fixés dans le marché, entre les différents titulaires.
Les modalités de répartition des bons de commande sont précisées dès le départ dans les pièces du dossier et plus particulièrement dans le C. C. A. P.

Les obligations fiscales et sociales du titulaire

Le candidat classé en première position doit produire dans les délais impartis les justificatifs fiscaux et sociaux prévus aux articles R. 2143-6 à R. 2143-10 du Code de la commande publique et à minima :

  • Une attestation de fourniture des déclarations sociales et de paiement des cotisations et contributions de sécurité sociale émanant de l'organisme de protection sociale chargé du recouvrement des cotisations et des contributions (URSSAF, MSA…) datant de moins de 6 mois.

NOTA : Les pièces susvisées sont à produire tous les six mois jusqu'à la fin de l'exécution du marché

Si le candidat à un marché ne fournit pas les documents demandés dans le délai imparti, son offre est rejetée et le candidat éliminé. Dans ce cas, le candidat dont l'offre a été classée immédiatement après la sienne est sollicité pour produire les certificats et attestations nécessaires avant que le marché ne lui soit attribué.

Si le titulaire d'un marché ne fournit pas les documents tous les six mois jusqu'à l'achèvement du marché, celui-ci pourra être résilié à ses torts.

Les candidats non retenus

La Ville informe expressément l'ensemble des candidats à une consultation du classement de leur proposition en leur indiquant leur notation en comparaison de l'offre retenue.
Les candidats non retenus dans le cadre d'une procédure formalisée, sont automatiquement informés :

  • du nom de l'attributaire et des motifs qui ont conduit au choix de son offre
  • de la durée du délai minimal avant la signature du marché

Les délais et voies de recours pouvant être éventuellement engagés sont :
  • référé précontractuel devant le TA jusqu'à la signature du marché
  • référé contractuel devant le TA saisi au plus tard le 31ème jour suivant la publication de l'avis relatif à l'attribution du marché ;
  • recours gracieux adressé à la Ville
  • recours prévus par le code de justice administrative auprès du TA dans un délai de 2 mois à compter de la notification de la décision du pouvoir adjudicateur, de l'accomplissement des mesures de publicités appropriées relatives à l'attribution du marché.

En cas de litige :

  • l'organe chargé des procédures de médiation est le C. C. I. R. A. L sis Place Félix Baret - CS 80001 - 13282 MARSEILLE Cedex 06
  • le tribunal administratif compétent est le Tribunal de Montpellier sis 6 rue Pitot, 34 000 MONTPELLIER.
La fin de la procédure
La notification marque la fin de la procédure et consiste en l’envoi d’une copie des pièces du marché à l’attributaire.
Celle-ci ne peut intervenir :
 
  • qu'à l'issue de l'ensemble des formalités précitées,
  • qu'une fois la décision du maire ou la délibération du Conseil Municipal relative à la conclusion du marché transmise en Préfecture.

Le marché prend effet à la date de réception de la notification, toutefois, son exécution peut ne débuter qu’ultérieurement, en fonction des indications figurant au marché :

  • soit à compter de la notification emportant démarrage des prestations,
  • soit à compter de la notification d'un ordre de service,
  • soit à compter de l'émission d'un bon de commande.

Une fois la procédure achevée, le marché s’exécute dans les conditions précisées dans ses pièces.

Pour en savoir plus
La rubrique "contact" permet à chaque fournisseur de :

  • poser des questions et obtenir les informations souhaitées dans les meilleurs délais,
  • soumettre toute suggestion pour faire évoluer le portail "marchés publics".

Le portail de l'Economise, des finances, et de l'industrie :
www.economie.gouv.fr/daj/commande-publique

Accéder au code de la commande publique :
www.legifrance.gouv.fr/codes/id/LEGITEXT000037701019

Accéder à la plateforme du profil acheteur :
marchespublics-aude.safetender.com

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